w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku.

  Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2, § 42 ust. 3, § 48 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) oraz § 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku stanowiącego załącznik do uchwały Nr 46/19 Zarządu Powiatu we Włocławku z dnia 31 stycznia 2019 r. zarządzam, co następuje:

§ 1. Zrządzenie określa: 1) wskazanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, 2) wyznaczenie koordynatora czynności kancelaryjnych, 3) listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkty kancelaryjne, 4) inne czynności organizacyjne związane z obsługą kancelaryjną starostwa.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają: 1) instrukcja kancelaryjna – załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych , 2) kancelaria starostwa – odpowiednie stanowisko pracy utworzone w wydziale właściwym w sprawach zarządzania i bezpieczeństwa, 3) sekretariat starostwa – odpowiednie stanowisko pracy utworzone w wydziale właściwym w sprawach zarządzania i bezpieczeństwa, 4) starostwo – Starostwo Powiatowe we Włocławku, 5) starosta – Starosta Włocławski, 6) sekretarz - Sekretarz Powiatu, 7) przesyłka – przesyłkę w rozumieniu § 2 pkt. 9 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 1, a także pisma wewnętrzne kierowane do organów powiatu i starosty oraz przewodniczących tych organów.

§ 3.1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w starostwie jest system tradycyjny w rozumieniu przepisów instrukcji kancelaryjnej. 2. Od systemu określonego w ust. 1 nie ma wprowadzonych w starostwie wyjątków.

§ 4.1. Na koordynatora czynności kancelaryjnych wyznacza się naczelnika wydziału właściwego w sprawach zarządzania i bezpieczeństwa. 2. Zakres zadań koordynatora czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna. 3. W zakresie realizacji zadań, o których mowa w ust. 1 koordynator czynności kancelaryjnych podlega wyłącznie staroście.

§ 5.1. Ustala się następujące punkty kancelaryjne dla przyjmowania przesyłek przychodzących: 1) sekretariat starostwa, 2) kancelaria starostwa. 2. Zakres zadań na stanowiskach, o których mowa w ust. 1 określają regulaminy wewnętrzne wydziałów oraz indywidualne zakresy czynności. 3. Przepisów ust. 1 nie stosuje się w przypadkach, w których, ze względów organizacyjnych załatwianie indywidualnych spraw interesantów odbywa się na podstawie bezpośrednio składanych podań, wniosków itp. na stanowiskach pracy. Przedmiotowe wyłączenie dotyczy jedynie spraw, które załatwiane są niezwłocznie i nie wymagają prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

§ 6. 1 Sekretariat starostwa przyjmuje następujące przesyłki: 1) oferty składane w postępowaniach związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska pracy, 2) oferty składane w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych, 3) oferty składane w ramach innych postępowań konkursowych prowadzonych przez starostwo. 2. Sekretariat starostwa przekazuje przesyłki, o których mowa w ust. 1, po wykonaniu czynności związanych z ich przyjęciem i zarejestrowaniem, przewodniczącemu właściwej komisji powołanej przez starostę, a w przypadku nieobecności przewodniczącego komisji sekretarzowi tej komisji lub innemu wskazanemu przez starostę pracownikowi starostwa. 3. Komórki organizacyjne starostwa merytorycznie odpowiedzialne za przeprowadzenie postępowań, w ramach których składane są oferty, o których mowa w ust. 1, informują pracownika sekretariatu starostwa oraz kancelarii starostwa o terminach, w których przedmiotowe oferty są składane. 4. Kancelaria starostwa lub inni nieupoważnieni pracownicy starostwa, którym doręczono przesyłki, o których mowa w § 6 ust. 1, są zobowiązani niezwłocznie przekazać przedmiotowe przesyłki do sekretariatu starostwa.

§ 7.1. Kancelaria starostwa przyjmuje przesyłki inne niż wymienione w § 6 ust.1. 2. Kancelaria starostwa po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przekazuje przesyłki do dekretacji sekretarzowi. 3. Sekretarz dokonuje dekretacji przesyłek. Przesyłki niezadekretowane, według wytycznych sekretarza, dekretuje upoważniony pracownik kancelarii starostwa, poprzez wskazanie symbolu odpowiedniej komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy i naniesienie swojej parafy. Pracownik kancelarii starostwa nie jest uprawniony do określenia sposobu i terminu załatwiania spraw, których dotyczą dekretowane przez niego przesyłki. Pod nieobecność sekretarza dekretacji przesyłek dokonuje upoważniony pracownik kancelarii starostwa lub wicestarosta. 4. Zadekretowane przesyłki przekazywane są do wglądu Staroście, który może określić sposób i termin załatwienia sprawy oraz wskazać konkretnego pracownika do załatwienia sprawy oraz przekazać inne wytyczne dotyczące przesyłki. 5. Następnie kancelaria starostwa, celem dokonania dalszej dekretacji, przekazuje przesyłki wicestaroście i etatowemu członkowi zarządu, odpowiednio do zakresu sprawowanego nadzoru merytorycznego, wynikającego z regulaminu organizacyjnego starostwa. 6. Kancelaria starostwa koordynuje proces dekretacji określony w ust. 3, 4 i 5 oraz dokonuje ostatecznego rozdziału zadekretowanych przesyłek do wskazanych pracowników, komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych. 7. Zwroty przesyłek do ponownej dekretacji mają wskazywać konkretne postanowienia regulaminu organizacyjnego starostwa, z których wynika właściwość innego wydziału. Bez ich wskazania zmiana dekretacji przesyłki nie będzie możliwa. Zmiany dekretacji zwróconych przesyłek dokonują osoby wskazane w ust. 3 lub starosta.

§ 8.1. Punkty kancelaryjne oraz osoby dokonujące czynności związanych z dekretacją nie otwierają następujących przesyłek: 1) zawierających dopisek „do rąk własnych”, 2) zawierających informacje niejawne oznaczone odpowiednią klauzulą, 3) ofert składanych na ogłoszony nabór pracowników, 4) ofert składanych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, 5) ofert składanych w ramach innych postępowań konkursowych prowadzonych przez starostwo, 6) doręczonych z krajowego rejestru karnego, 7) kierowanych do radców prawnych zatrudnionych w starostwie, 8) informacji głównej Komisji Orzekającej w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 2. Punkty kancelaryjne, o których mowa w § 6 ust. 1 prowadzą odrębne rejestry, których obowiązek prowadzenia w związku z realizowanymi zadaniami wynika z przepisów instrukcji kancelaryjnej.

§ 9. Korespondencja wytworzona w starostwie, a także inne dokumenty i materiały przeznaczone do wysłania są kompletowane, kopertowane i adresowane w komórkach organizacyjnych a następnie przekazywane sukcesywnie pracownikowi kancelarii starostwa do godz. 14.00.

§ 10.1. Przesyłki skierowane do adresatów na terenie miasta Włocławek, określonych w załączniku do zarządzenia, doręczają wyznaczeni pracownicy starostwa lub inne upoważnione osoby w każdy poniedziałek, środę i piątek. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 przekazywane są celem doręczenia do wskazanych adresatów przez pracowników starostwa pracownikowi kancelarii starostwa w dniach jej doręczenia do godz. 10.30. 3. Wyznaczony pracownik lub inna upoważniona osoba doręcza przesyłki, o których mowa w ust. 1 bezpośrednio do odbiorców, uzyskując potwierdzenia odbioru korespondencji na odpowiednim potwierdzeniu odbioru. 4. Przesyłki, które nie zostały doręczone zgodnie z ust. 1 lub wobec których nie można było uzyskać potwierdzenia odbioru zgodnie z ust. 3, przekazywane są pracownikowi kancelarii starostwa. Doręczenie tychże przesyłek odbywa się poprzez operatora pocztowego. 5. Doręczanie, o którym mowa w ust. 1 nie obejmuje: 1) przesyłek wartościowych, 2) przesyłek o znacznym ciężarze lub objętości, 3) przesyłek zawierających informacje niejawne w myśl odpowiednich przepisów, 4) przesyłek, wobec których osoba podpisująca przesyłkę zadecydowała o doręczeniu przesyłki przez operatora pocztowego. 6. Pracownik kancelarii starostwa stosuje odpowiednie formularze potwierdzenia odbioru spełniające wymogi określone przepisami prawa.

§ 11.1. Przesyłki przeznaczone do wysłania ze starostwa za pośrednictwem telefaksu wysyłają: 1) pracownicy Biura Rady i Ochrony Informacji – z zakresu spraw związanych z działalnością rady i radnych powiatu; 2) pracownicy Wydziału Komunikacji – z zakresu spraw działania Wydziału Komunikacji, 3) pracownik Wydziału Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa realizujący zadania z zakresu bezpieczeństwa – w zakresie realizowanych zadań; 4) pracownik kancelarii starostwa – pozostałe przesyłki, które nie zostały wymienione w pkt. 1-3. 2. Przesyłki przeznaczone do doręczenia za pomocą skrzynek poczty elektronicznej inne niż przesyłki, o których mowa w § 12 ust. 1, drogą elektroniczną wysyłają pracownicy starostwa obsługujący poszczególne skrzynki adresowe tej poczty oraz inne osoby wyznaczone do tego przez starostę w odrębnym trybie.

§ 12.1. Projekty pism przeznaczone do podpisu elektronicznego starosty, wicestarosty, członka zarządu, sekretarza przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. Projekt pisma w wersji elektronicznej przekazywany jest do kancelarii starostwa. Do projektu pisma w wersji elektronicznej dołącza się do wglądu projekt pisma w formie papierowej, posiadający odpowiednią aprobatę. 2. Regulaminy wewnętrzne wydziałów określają tryb przekazywania pism przeznaczonych do akceptacji naczelników wydziałów lub innych upoważnionych pracowników wydziałów.

§ 13. Zobowiązuje się pracowników Starostwa, którzy w zakresie posiadanych obowiązków realizują zadania związane z czynnościami lub obsługą kancelaryjną do przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej, a w zakresie nieuregulowanym przez instrukcję kancelaryjną postanowień niniejszego zarządzenia.

§ 14. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia oraz przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej powierza się sekretarzowi powiatu.

§ 15. Traci moc zarządzenie nr Zarządzenie Nr 35/2017 Starosty Włocławskiego z dnia 01 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Włocławski

Roman Gołębiewski