Wydział Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa

Wydział Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa ul. Cyganka 28  87-800 Włocławek

pok. 23, 25, 32, 35, 38, 39, 44, 45, 46, 53. Naczelnik Wydziału Adam Rejmak

tel. 54 230-46-14, 54 230-46-15 (sprawy gospodarcze) tel. 54 230-46-10  (sprawy organizacyjne, socjalne, dot. archiwum zakładowego) tel. 54 230-46-18, (zarządzanie kryzysowe) tel. 54 230-46-33, (obsługa zarządu powiatu, ochrona danych osobowych) tel. 54 230-46-41 ( informacja publiczna, skargi i wnioski) tel. 54-230-46-34, e-mail: informatyk@powiat.wloclawski.pl (informatyk)

tel. 54 230-46-69, e-mail: kadry@powiat.wloclawski.pl (sprawy pracownicze) fax: 54-230-46-71  

Wydział Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa jest wydziałem właściwym w sprawach zarządzania i bezpieczeństwa, realizuje zadania w zakresie zapewnienia techniczno-administracyjnej obsługi zarządu powiatu, warunków technicznych i organizacyjnych funkcjonowania starostwa, administrowania obiektami starostwa, zadania starosty i organów powiatu w zakresie bezpieczeństwa, zadania z zakresu prawa pracy i prowadzenia polityki kadrowej.

Do podstawowego zakresu działania wydziału należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem i technicznym przygotowywaniem posiedzeń zarządu wraz z zapewnieniem obsługi jego posiedzeń, w tym: a) bieżąca weryfikacja wniosków kierowanych na posiedzenia zarządu powiatu w zakresie spełnienia wymogów formalnych, b) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem realizacji uchwał i decyzji zarządu, w tym prowadzenie odpowiedniej korespondencji, rejestrów itp., c) sporządzanie dla Wydziału Finansowo-Księgowego informacji dotyczących obecności na posiedzeniach zarządu członków zarządu będących radnymi; 2) opracowywanie wraz ze sprawowaniem kontroli nad wdrażaniem i realizacją podstawowych aktów normatywnych o organizacyjnych charakterze, tj.: a) statutu i regulaminu stosownie do potrzeb, bieżących zmian w przepisach prawa i inicjatyw zgłaszanych przez inne komórki organizacyjne, b) projektów regulaminów oraz innych wewnętrznych aktów normatywnych starosty dotyczących wdrażania statutu i regulaminu, c)  regulacji wewnętrznych dotyczących spraw organizacyjno – porządkowych; 3) prowadzenie spraw w zakresie tworzenia i organizacji innych jednostek organizacyjnych oraz współdziałanie z innymi podmiotami, tj.: a) prowadzenie, a w zakresie dotyczącym jednostek pomocy społecznej koordynowanie, spraw związanych z organizowaniem wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych powiatu, w tym opracowywanie odpowiednich uchwał organów powiatu, b) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, likwidacją i przekształcaniem jednostek organizacyjnych powiatu z wyłączeniem jednostek tworzonych na podstawie ustawy o systemie oświaty, pomocy społecznej i pieczy zastępczej, c) prowadzenie spraw związanych z przystępowaniem lub tworzeniem przez powiat spółek, fundacji, związków i stowarzyszeń, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych do zadań innych wydziałów, d) koordynowanie i prowadzenie spraw związanych z udziałem powiatu w programach i innych przedsięwzięciach dotyczących wdrażania modelu partnerstwa lokalnego, e) podejmowanie działań w zakresie współpracy zewnętrznej starostwa z administracją państwową, samorządową, samorządem gospodarczym, instytucjami, organizacjami, stowarzyszeniami, związkami, gminnymi jednostkami organizacyjnymi, f) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem przez powiat porozumień w sprawach powierzania zadań powiatu do realizacji innym jednostkom samorządu terytorialnego oraz przyjmowaniem do realizacji przez powiat zadań z zakresu administracji rządowej oraz zadań powierzanych przez województwo, g) utrzymywanie stałej współpracy z administracją rządową, w szczególności w zakresie dokonywania ocen i analiz funkcjonowania struktur samorządu terytorialnego, zakresu i stopnia ich finansowania, proponowania zmian w podziale administracyjnym, h) prowadzenie  spraw związanych z członkostwem powiatu w Związku Powiatów Polskich w uzgodnionym zakresie z delegatem Powiatu Włocławskiego do Zgromadzenia Ogólnego Związku Powiatów Polskich 4) prowadzenie spraw dotyczących Powiatowego Urzędu Pracy w zakresie: a) spraw organizacyjnych innych niż wymienione w ust. 3 wyłączonych z kompetencji Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy, b) spraw dotyczących wezwań do usunięcia naruszenia prawa zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi postępowania przed sądami administracyjnymi, c) spraw związanych z powoływaniem powiatowej rady rynku pracy; 5) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem raportu o stanie powiatu, w tym: a) opracowywanie odpowiednich regulacji organów powiatu i starosty, b) pozyskiwanie z komórek organizacyjnych i jednostek danych niezbędnych do opracowania i sporządzenia raportu o stanie powiatu, c) sporządzenie raportu o stanie powiatu; 6) prowadzeniem spraw pracowniczych pracowników starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu, w tym w szczególności: a) planowanie i realizacja polityki kadrowej, b) opracowywanie regulacji wewnętrznych w zakresu prawa pracy, m.in. regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, c) prowadzenia dokumentacji pracowniczej, spraw związanych z obliczaniem wynagrodzeń, planowaniem odpowiednich środków finansowych na płace, d) wykonywaniem czynności z zakresu prawa pracy w ramach indywidualnego upoważnienia starosty, e) prowadzenie spraw związanych z naborami, ocenami pracowniczymi, f) związanych z robotami publicznymi w starostwie, stażami, wolontariatem, praktykami zawodowymi, g) wynikających dla starosty jako pracodawcy i zwierzchnika służbowego z ustawy o orderach i odznaczeniach państwowych, w tym dotyczących występowania z inicjatywą lub wnioskami o nadanie odznaczeń i orderów oraz prowadzeniem ewidencji i rejestrów w tym zakresie, h) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zawieranymi z pracownikami starostwa umowami cywilno – prawnymi, o ile załatwianie tego rodzaju spraw nie należy do merytorycznych zadań innych komórek organizacyjnych, i) sporządzanie i przekazywanie sprawozdań związanych z zatrudnieniem pracowników, z wyłączeniem zadań należących do Wydziały Finansowo-Księgowego, j) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy; 7) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej wynikającej z ustawy o zakładowym funduszu socjalnym i wewnętrznych uregulowań; 8) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów z podmiotami prowadzącymi badania lekarskie osób zatrudnionych w starostwie; 9) ewidencjonowanie, analizowanie i przechowywanie oświadczeń majątkowych składanych staroście przez osoby do tego zobowiązane, umieszczanie oświadczeń majątkowych na powiatowej stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz opracowywanie projektów corocznej informacji starosty, o jakiej mowa w ustawie, a także prowadzeniem postępowań związanych z niedochowaniem terminów do składania tych oświadczeń, 10) prowadzenie spraw związanych z konsekwencjami prawnymi z tytułu naruszenia przepisów ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne; 11) prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem odpowiednich informacji do rejestru korzyści; 12) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami lustracyjnymi oraz przepisami dotyczącymi zakazu propagowania komunizmu lub innego ustroju totalitarnego; 13) prowadzenie rejestrów, zbiorów aktów normatywnych: a) indywidualnych upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez starostę do załatwiania spraw w jego imieniu, a także rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez zarząd, b) prowadzenie rejestru porozumień i umów zawieranych przez powiat i starostę, c) prowadzenie rejestru wewnętrznych aktów normatywnych starosty, d) prowadzenie ewidencji i zbioru publikatorów aktów prawnych, a także ewidencji i zbioru aktów prawa miejscowego w wersji papierowej i elektronicznej oraz  zbioru uchwał rady; 14) realizowanie pod nadzorem koordynatorów kontroli zarządczej zadań związanych z organizowaniem i funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w starostwie i jednostkach organizacyjnych powiatu, w tym: a) przygotowywanie projektów odpowiednich zarządzeń i innych regulacji prawnych, b) dokumentowanie procesów kontroli zarządczej, c) szacowanie ryzyka dla realizacji zadań, d) prowadzenie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie zadań wydziału; 15) prowadzenie książki kontroli, kompletowania dokumentacji pokontrolnej oraz jej publikowanie na stronie BIP starostwa a także sporządzanie analiz i informacji według odpowiednich zaleceń starosty, sekretarza i organów powiatu; 16) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg, wniosków i petycji, w tym: a) prowadzenie odpowiednich rejestrów, b) postępowań wyjaśniających w sprawach skarg i wniosków kierowanych do starosty, a także koordynowanie prac związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków pozostających we właściwości starosty, c) sprawowanie funkcji koordynacyjnych w zakresie załatwiania skarg i wniosków załatwianych przez starostę przez poszczególne wydziały i jednostki organizacyjne powiatu, sporządzanie zbiorczych informacji i analiz stosownie do potrzeb starosty, zarządu i rady; d) opracowywanie projektów uchwał organów powiatu dotyczących skarg na działalność podmiotów, o których mowa w art. 229 pkt 4 Kodeksu postępowania administracyjnego, e) publikowanie petycji i materiałów dotyczących ich załatwiania w biuletynie informacji publicznej, f) koordynowanie załatwianiem petycji kierowanych do zarządu powiatu oraz starosty; 17) realizowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów do  rady powiatu, sejmiku województwa i referendów powiatowych, w tym: a) zapewnienie warunków materialno-technicznych do funkcjonowania powiatowej komisji wyborczej, b) opracowywanie projektów aktów prawnych w dotyczących wyborów i referendów, c) utrzymywanie stałej współpracy z  właściwą delegaturą Krajowego Biura Wyborczego; 18) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem ostatniej woli spadkobiercy – testamentu allograficznego; 19) realizowanie zadań starosty wynikających z przepisów ustawy o rzeczach znalezionych; 20) przygotowanie projektów organizacyjno-prawnych rozwiązań w zakresie zadań wynikających dla starosty z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) i z ustawy o ochronie danych osobowych; 21) prowadzenie spraw związanych z wdrażaniem systemów zarządzania jakością, bezpieczeństwem oraz inicjowanie działań i koordynowanie pracami skierowanymi na usprawnienie pracy starostwa i terminowej realizacji jego obowiązków wobec organów powiatu; 22) wdrażanie stosowania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt , w tym: a) zapewnienie warunków do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych przez koordynatora czynności kancelaryjnych, b) wykonywanie obsługi kancelaryjnej w starostwie, w tym prowadzenie punktu kancelaryjnego, administrowanie elektroniczną skrzynką podawczą starostwa, c) prowadzenie punktu potwierdzającego i zarządzającego profilami zaufanymi ePUAP; 23) prowadzenie archiwum zakładowego i gospodarowanie jego zasobami zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa; 24) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami, dokształcaniem i doskonaleniem pracowników starostwa; 25) gospodarowania składnikami majątku ruchomego starostwa wchodzącego w skład mienia powiatu z zachowaniem trybu i sposobu określonego przez odpowiednie organy powiatu, w tym jego nabywaniem i zbywaniem; 26) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczaniem mienia, o którym mowa w punkcie poprzedzającym, jego ewidencjonowaniem, inwentaryzowaniem, rozliczaniem; 27) prowadzenie spraw dotyczących zbiorowego ubezpieczenie mienia powiatu; 28) prowadzenie spraw związanych z likwidowaniem szkód oraz prowadzenie postępowań o wypłatę odszkodowań w zakresie mienia stanowiącego wyposażenie starostwa; 29) administrowanie budynkami starostwa oraz innymi nieruchomościami i obiektami związanymi z funkcjonowaniem starostwa oraz obsługą interesantów a także budynkami i nieruchomościami stanowiącymi mienie powiatu, które nie zostały przekazane innym jednostkom organizacyjnym, w tym: a) zapewnianie warunków materialno-technicznych dla sprawnego funkcjonowania obiektów starostwa, w tym warunków pracy oraz przebywania osób, b) prowadzenie bieżącej konserwacji obiektów starostwa, c) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową obiektów starostwa, organizowanie szkoleń pracowniczych w tym zakresie, d) organizacja i zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego i ochrony mienia zarządzanego przez starostwo, w tym fizycznej ochrony informacji prawnie chronionych, monitoringu wizyjnego i ochrony elektronicznej stosownie do wymagań wynikających z odpowiednich planów i zarządzeń starosty, e) zabezpieczeniem mienia w pozostałym zakresie stosownie do otrzymywanych dyspozycji; 30) zarządzanie zasobem mieszkaniowym znajdującym się w administrowaniu przez starostwo, w szczególności: a) naliczanie czynszów i innych opłat związanych z umowami najmu, b) zapewnieniem dostaw mediów, dostarczaniem ciepła do wynajmowanych lokali; 31) zapewnienie odpowiednich warunków funkcjonowania starostwa, jego zaopatrzenia, dostarczenia niezbędnych usług dla celów związanych z funkcjonowaniem urzędu, w tym: a) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych oraz utrzymywanie tablic ogłoszeń urzędowych w starostwie, publikowanie ogłoszeń, obwieszczeń oraz innych informacji w prasie zgodnie z odpowiednimi zapotrzebowaniami komórek merytorycznych, b) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczaniem informacji wizualnej o starostwie, zabezpieczaniem na potrzeby starostwa i ewidencjonowaniem pieczęci i stempli, tablic informacyjnych, szyldów itp., prowadzenie spraw związanych z zamawianiem pieczęci urzędowych na potrzeby innych jednostek, o ile zamówienia zgodnie z przepisami prawa dokonywane są przez starostę, c) gospodarowanie taborem samochodowym, wdrażanie zasad wynikających z przepisów o elektromobilności, d) obsługa umów związanych z ciągłością działania urzędu w zakresie dostarczania mediów, usług telekomunikacyjnych, dostaw materiałów eksploatacyjnych, wyposażenia i urządzeń biurowych; 32) prowadzenie i realizacja zadań starosty wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony,  a w szczególności dotyczących: a) organizowania i przeprowadzania kwalifikacji na terenie powiatu, b) organizowania zadań mobilizacyjnych związanych z przygotowaniem i rozwijaniem akcji kurierskiej na terenie powiatu, c) obrony cywilnej, d) współdziałania z administracją wojskową w zakresie określonym przepisami prawa, e) opracowywanie regulaminu organizacyjnego na czas wojny, a także innych wewnętrznych aktów normatywnych starosty w razie wystąpienia takiej okoliczności oraz wystąpienia innych nadzwyczajnych stanów kryzysowych, f) prowadzenie spraw dotyczących reklamowania żołnierzy rezerwy dotyczących pracowników starostwa i radnych rady powiatu, h) kontrolowanie i nadzorowanie wykonania zadań obronnych w jednostkach samorządowych powiatu w zakresie wynikającym dla starosty z odpowiednich ustaw; 33) realizacja zadań należących do starosty, a związanych z przygotowaniem starostwa, jego obiektów i terenu do sytuacji wystąpienia nadzwyczajnych zagrożeń; 34) kierowanie i koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć z zakresu zarządzania kryzysowego i ochrony ludności na terenie powiatu, wynikających z odpowiednich ustaw, w tym ustawy o zarządzaniu kryzysowym, ustawy o stanie klęski żywiołowej i innych ustaw; 35) opracowywanie planów operacyjnych ochrony przed powodzią; 36) organizowanie szkolenia w zakresie obrony cywilnej, zarządzania  kryzysowego i ochrony ludności oraz sprawowanie nadzoru nad szkoleniem prowadzonym w jednostkach samorządowych powiatu; 37) inicjowanie i koordynowanie prac związanych z utworzeniem oraz funkcjonowaniem Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego, Komisji Bezpieczeństwa i Porządku oraz innych zespołów z zakresu zarządzania kryzysowego, ochrony ludności i obrony cywilnej  przewidzianych w przepisach prawa wraz z prowadzeniem obsługi kancelaryjnej tych podmiotów; 38) organizowanie stanowiska kierowania i zapasowego miejsca pracy oraz planowanie, bilansowanie i aktualizowanie potrzeb starostwa w zakresie jego wyposażenia w sprzęt i środki zapewniające ciągłość pracy stanowiska kierowania w zapasowym miejscu pracy i stanowisku kierowania; 39) koordynacja opracowań planów ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury i innego mienia na wypadek zagrożenia zniszczeniem; 40) opiniowanie projektów prawa miejscowego dotyczących obrony cywilnej i mających wpływ na realizację zadań obrony cywilnej; 41) ustalenie wykazu instytucji państwowych, samorządowych przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji funkcjonujących na terenie powiatu przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej; 42) realizacja zadań w zakresie ochrony przeciwpożarowej, organizacji i funkcjonowania Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego na terenie powiatu, a także zadań starosty wynikających z ustawy z dnia 8 września 2006 r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym; 43) realizacja zadań w sprawach zwierzchnictwa nad powiatowymi służbami, inspekcjami, i strażami oraz zadań określonych ustawowo w zakresie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli na terenie powiatu; 44) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem wsparcia finansowego, dotacji strażom pożarnym, policji, innym instytucjom i podmiotom realizującym zadania z zakresu bezpieczeństwa; 45) prowadzenie spraw związanych z obsługą informatyczną urzędu oraz informatyzacją, w tym: a) rozwojem informatyki w starostwie, b) komputeryzacją obsługi ludności i realizacją innych zadań wynikających w szczególności z ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne; c) zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej, organizowanie okresowych przeglądów, napraw i remontów; d) prowadzenie ewidencji zakupionych pod potrzeby starostwa programów i licencji na użytkowanie programów komputerowych, zabezpieczaniem przestrzegania praw autorskich w stosunku do programów komputerowych eksploatowanych w starostwie; e) udział w organizowaniu szkoleń wewnętrznych dotyczących obsługi i eksploatacji sprzętu komputerowego; f) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne w zakresie wynikającym z odpowiednich wewnętrznych aktów normatywnych starosty – współdziałanie w tym zakresie z Biurem Rady i Ochrony Informacji, jako komórką wiodącą w realizacji tego zadania; g) udział w pracach realizowanych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach ochrony informacji niejawnych związanych z zarządzaniem ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, w szczególności z szacowaniem ryzyka; 46) utrzymywanie oraz administrowanie, w ramach odpowiednich zarządzeń starosty, internetowego serwisu informacyjnego oraz powiatowej strony Biuletynu Informacji Publicznych, a także wdrażanie i stosowanie, ustalonych w przepisach prawa, standardów zabezpieczeń treści informacji publicznych udostępnianych w biuletynie, w tym zapewnienie warunków technicznych dot. prowadzenia zbioru przepisów prawa miejscowego oraz nadawanie uprawnień użytkownikom zgodnie z wewnętrznymi procedurami; 47) realizacja zadań i obowiązków wynikających z ustawy  krajowym systemie cyberbezpieczeństwa; 48) realizowanie obowiązków nakładanych na starostwo w ramach ustawy o statystyce publicznej; 49) zadań powiatu z zakresu telekomunikacji; 50) wykonywanie innych zadań określonych w regulaminie oraz wynikających dla wydziału z zarządzeń i decyzji starosty.